Posted in Wireless Services - ITIL

Supplier Management



درسنا سابقا أن الموردون الخارجيون supplier external يجب أن تحكمني معهم اتفاقيات خارجية تسمي underpinning contracts و هي ضرورية لجعل مستوي الخدمة المأمول واقعا و لتحقيق أمر القيمة مقابل المال value for money

تعرف ITIL إدارة الموردين Supplier Management بأنها العملية المسؤولة عن الحصول على القيمة مقابل المال من الموردين ، وضمان أن جميع العقود والاتفاقات مع الموردين تدعم احتياجات الأعمال وأن جميع الموردين يفيون بالتزاماتهم التعاقدية.

توضح عملية إدارة الموردين supplier management process أفضل الممارسات اللازمة لإدارة الموردين لضمان أن الخدمات التي يقدمونها تلبي التوقعات.

إدارة الموردين هي عملية متوغله في دورة حياة الخدمة فرغم أنه قد تم وضع هذه العملية في مرحلة تصميم دورة حياة الخدمة design phase لأهميتها في مرحلة التصميم الا أن بداية العلاقة مع الموردين business relationship كانت جزءًا من مرحلة الإستراتيجية strategy phase ، وستكون هناك أيضا علاقة وثيقة مع الموردين مطلوبة لنجاح مرحلة نقل الخدمة Service Transition و بمجرد الإنتقال لمرحلة Service Operation تشغيل الخدمة فيجب مراقبة وإدارة التسليم اليومي day-to-day delivery لتلبية شروط العقد ، وفي حالة وجود أي مشكلات ، ستكون هناك قطعا خطة التحسين في مرحلة continual service improvement التحسين المستمر للخدمة.

The Purpose and Objectives of Supplier Management

الغرض من إدارة الموردين هو ضمان أن المورد يقدم قيمة المطلوبة مقابل المال المتفق عليه . من خلال إدارة الموردين ، يمكن لمزود الخدمة ضمان تقديم أفضل خدمة لعملائهم. تضمن إدارة الموردين تنفيذ العقود الضرورية وتنفيذها.

إن ضمان قيام الموردين بتسليم الخدمة المدفوعة يمثل هدفاً أساسياً لهذه العملية. كما يضمن أن يتم التحكم في تكلفة العقد ، وذلك باستخدام معايير اختيار موضوعية عند اختيار هؤلاء الموردين.

يجب توخي الحذر لضمان توافق شروط العقد مع متطلبات العمل ودعم أهداف مستوى الخدمة.

Supplier Management in Action


لو أن شركتك لديها عقد SLA مع موفر خدمة بحيث ينص علي العقد علي إصلاح أي عطل خلال ثمان ساعات و في المقابل فإن موفر الخدمة هذا يقوم بالإصلاح عبر مصنع الجهاز الذي تعطل supplier و لكن عقده معه ينص علي الإصلاح خلال 12 ساعة فهنا لدينا أربع ساعات لا نعلم من المسئول عنها و سيكون علي موفر الخدمة إستخدام مهندسيه للتغلب علي الخطأ خلال هذه الثمان ساعات بدون انتظار المورد

و سيصبح هناك ثلاث خيارات للتغلب علي هذه المشكلة مستقبلا

أولا سيقوم بتعديل العقد مع العميل لتكون مدة الإصلاح اثنا عشر ساعة

ثانيا أن يقوم بتعديل العقد مع المورد لتكون مدة الإصلاح ثمان ساعات

ثالثا أن تقوم بتعديل العقد مع كليهما بحيث تقلل سعر الغرامة للتاخير مع العميل و تقلل سعر الدفع مع المورد بحيث يكون الناتج هوتحملك بشكل لا يؤثر علي ميزانيتك و في حدود استطاعتك

و لهذا فإن إدارة الموردين تشارك في اختيار الموردين والموافقة على شروط العقود. كما أنها مسؤولة عن العلاقة المستمرة مع الموردين ، بما في ذلك مراقبة أدائهم وإدارته من خلال المراجعات الدورية. هذه المراجعات تشبه إلى حد كبير مراجعات SLA ، ولكن في إدارة الموردين ، يكون مقدم الخدمة هو العميل.

ستضع إدارة الموردين سياسة الموردين وتحتفظ بجميع المعلومات المتعلقة بالموردين والعقود في نظام معلومات إدارة الموردين والعقو supplier and contract management information system SCMIS يشكل نظام SCMIS جزءًا من النظام الشامل لإدارة المعرفة بالخدمات. service knowledge management system

Scope of Supplier Management

يشمل نطاق إدارة الموردين جميع الموردين والعقود المطلوبة لتقديم الخدمة إلى عميل مقدم الخدمة. من المهم تحديد الموردين و تصنيفهم طبقا لإستجابتهم و طبقا لأهميتهم بالنسبة لك

لابد من تقييم المورد كل فترة بالإضافة الي التقييم الشامل قبل ابرام العقد معه فقد يؤدي قرار منح العقد لمورد جديد لم يجر اختباره إلى خطر عدم قدرة المورد على الوفاء بالعقد

خلال مدة العقد ، ستقوم إدارة الموردين بإدارة أداء الموردين وأية نزاعات تنشأ وستقوم بتجديد العقد أو إنهائه في نهاية مدته ، حسب الاقتضاء. وحيثما يلزم إجراء تحسينات ، ستقوم إدارة الموردين بتحديدها والتأكد من إدخالها في سجل تحسين الخدمة المستمر CSI

كجزء من العملية الشاملة ، ستضع إدارة الموردين الشروط والأحكام القياسية ونماذج العقود. وستكون هناك أيضًا وثيقة لسياسة المورد يتم إنتاجها وصيانتها كجزء من هذه العملية. يتم الاحتفاظ بمعلومات إدارة المورد في SCMIS وطوال هذه العملية سيكون علي مدير إدارة الموردين الإلتزام بالإطار العام المالي والمشتريات المعمول به داخل المنظمة.

Supplier Categorization


كما ناقشنا ، بعض الموردين أكثر أهمية من غيره. يقدم البعض خدمة متخصصة وسيكون من الصعب استبدالها. في بعض الحالات ، تعتمد الإستراتيجية الفنية لمزود الخدمة بشكل كبير على التطورات التقنية التي يقدمها مورد معين. أيضا فقد تعتمد أهمية مورد ما علي اختيارات عملائك فلربما مثلا عميل يصر علي منتجات الشبكات من سيسكو و لا يحب المغامرة باستبدالها بمنتجات هواوي أو جنيبر أو غيرهما لأن موارده البشرية متمرسة في التعامل مع تقنيات سيسكو و بهذا فإن اهتمامك بالتعامل مع سيسكو علي حساب هواوي هو أمر محمود

في المقابل مثلا ستجد أن نفس العميل لن يختلف لديه لو وردت له أجهزة حاسوب من ديل أو اتش بي أو غيرها لأن الإختلاف بين المصنعين لا يشكل لديه أي أهمية و هنا فإن رميك بثقلك علي مورد منهما علي حساب الآخر هو أمر مستبعد لأن التنافس هنا سيكون علي أساس السعر

تعتمد إحدى أفضل الطرق لتصنيف الموردين على تقييم المخاطر risk والأثر impact من جهة و استخدام المورد وقيمة خدماته وأهميتها للأعمال من جهة أخري. كما هو موضح في الشكل السابق ، ينتج عن هذا التقييم تقييم الموردين كموردين إستراتيجيين strategic أو تكتيكيين tactical أو تشغيليين operational أو سلعيين commodity

strategic suppliers أولا المورد الإستراتيجي

الموردين الذين يتم تقييمهم بشكل مرتفع بالنسبة للقيمة High Value و المخاطر High Risk يسمون الموردين الاستراتيجيين و تكون العلاقة بين المورد و موفر الخدمة هنا هي علاقة شراكة partnering حيث يتشارك الطرفان المعلومات السرية لتمكين التعاون طويل الأمد. هذه العلاقات هي المفتاح لتحقيق أهداف العمل ، وعلى هذا النحو ، سوف تدار من قبل المستويات العليا للإدارة من خلال الاجتماعات الدورية

غالبا ما يعطي المورد موفر الخدمة ميزة تنافسية بإعطائه أحدث الأجهزة و التقنيات cutting-edge technology بل ان الشراكة قد تتعدي اعلامه مسبقا بالخطط المستقبلية لتطوير التقنية و الأجهزة التي يستخدمها

المورد الإستراتيجي هو غالبا مورد يعتمد عليه موفر الخدمة لتقديم أجهزة و تقنيات لجهة لا تحتاج الا هذا النوع من الأجهزة و التقنيات و بفواته يفقد فرصة الدخول في المنافسة كما قلنا مثل شبكات سيسكو مع غالب الجهات الحكومة

أو بشكل آخر فإن فوات اصلاح مشكلة تهدد عقد بأكمله فيعتبر المورد هنا مورد استراتيجي

ثانيا المورد التكتيكي tactical suppliers

الموردين الذين تم تقييمهم على أنهم ذو قيمة متوسطة medium value و ذو مخاطر متوسطة medium risk يسمون موردون تكتيكيون والعلاقة معهم ، على الرغم من أنها ليست حرجة مثل الموردين الاستراتيجيين الا أن النشاط التجاري معهم كبير. سيكون المديرون من المستوى المتوسط مسؤولين عن إدارة هذه العلاقات من خلال مراجعات الخدمة المنتظمة.

و ذلك مثل مورد لديك البديل له و لكن عند التعاقد معه سيعتبر هو الأساس خلال مدة التعاقد

ثالثا المورد التشغيلي Operational suppliers

المورد التشغيلي يعطيك قيمة ليست بالكبيرة و لكن عند فوات هذه القيمة فإن الخطر سيكون كبير

مثلا لو أن لديك عقد صيانة لأجهزة سيرفرات و كانت هذه السيرفرات من فئة DELL مثلا و لكن بعض قطع الغيار متوفرة لديك في مخزنك فإن هذا المورد يعتبر مورد تشغيلي لأنه أساسي في بعض قطع الغيار غير المتوفرة لديك و لكنه احتياطي في بعض قطع الغير الأخري

رابعا المورد السلعي commodity suppliers

هو مورد ذو اهمية منخفضة لديك من حيث القيمة و المخاطر Low-value, low-risk suppliers مثل مورد يقوم بتزويدك بمعدات طبقا للمواصفات و ليس طبقا لنوع الجهاز مثل أن ينص العقد علي توريد فلاشات أو أقراص صلبة محمولة فتستطيع أن تتعاقد مع أي مورد و عند عدم ايفاءه بالمتطلبات تستطيع تغييره بدون أي مخاطر


Advertisements

الكاتب:

مهندس عربي يطمح و يساعد في الرقي بالمحتوي العربي للتكنولوجيا عبر ترجمة و اعداد مقالات و كتب علمية في مجال الشبكات و الإتصالات السلكية و اللاسلكية

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

w

Connecting to %s